Projektübersicht

Übersicht

Name:

Förderung:

Zeitraum:

Ansprechpartner:

Kernteam:

Status:

Personenkreis:

Kooperationspartner:

Slack:

Trello:

Drive:

MITWIRKEN Projektskalierung

18 Monate mit bis zu 100.000 €

09/22 - 02/24

Gesamtprojekt: Dom

(je Meilenstein andere Zuständigkeiten)

VS + GS

in Arbeit

intern & extern

HERTIE Stiftung

#hertie-projekt-orga

/hertieprojektskalierung

HERTIE-Ordner

HERTIE's Mission: Initiativen unterstützen zu skalieren und nachhaltig zu wirtschaften

Meilenstein
1

Beteiligungs- &

Aufsichtsstruktur

Meilenstein
2

Onboarding-

Prozess

Meilenstein
3

Datenschutz

Meilenstein
4

Engagement-

strategie

Meilenstein
5

Finanzstrategie

Worum geht es allgemein?

HERTIE fasst das so zusammen:

[...] Ihr habt euch entschieden, mit eurem Team [...] eure Arbeit zu verstetigen oder zu skalieren und vor allem noch wirksamer zu machen. Darin möchten wir euch nach Kräften unterstützen und wir haben das Ziel, weiterhin zu eurer Professionalisierung beizutragen.

Unter einer gelungenen Verstetigung und Skalierung verstehen wir:

eine (mittelfristige) Etablierung eurer Arbeit oder
eine strategische Verbreitung eurer eigenen (nachgewiesenen) Wirkung, indem ihr die Reichweite eures sozialen Angebots erweitert oder die Qualität eurer Arbeit vertieft.

Vertiefende Gedanken sind im HERTIE User Guide zu finden.

Sinn und Zweck für uns

Aelius wirkt bereits heute bereichernd und schließt für Jugendliche eine Lücke, die sonst keine vergleichbare Anlaufstelle haben.
Unsere Arbeit ist allseits anerkannt, wird wertgeschätzt und erreicht unsere Zielgruppe. Wir wollen sicherstellen, dass das so bleibt.

In der Geschäftsführung (GF) beschäftigen wir uns unter anderem damit, wie das Aelius von morgen aussieht. Als Grundlage braucht es eine Vision als Leitstern, eine Wirkungslogik um zu fokussieren, praxisnahe Strukturen und Prozesse, die unsere Arbeit unterstützen, gute Kommunikationswege und Kooperationen, um unsere Zielgruppe zu erreichen und engagierte Ehrenamtliche, die mit Freude im Verein wirken können. Und natürlich finanzielle Mittel.

Mit HERTIE haben wir eine exzellente Partnerin gefunden, die uns auf diesem Weg mit Finanzkraft und insbesondere mit Rat und Tat zur Seite steht.
Wir werden die 18-monatige Förderung nutzen, um Aelius wirkungsorientiert weiterzuentwickeln.

Skalierung und Verstetigung ist eine herausfordernde Aufgabe.
U. a. müssen wir uns damit beschäftigen, an welchen Stellen es bereits Sinn ergibt zu skalieren und an welchen Stellen noch nicht.

Ein Beispiel aus der Praxis:
Das Ziel jedes Jahr 100 Mentees in unser Förderprogramm zu bekommen, wäre ein klassisches Skalierungsziel. Es ist nachvollziehbar und erstrebenswert.
Gleichzeitig setzen wir das Förderprogramm-Zyklus zum ersten Mal um. Das theoretische Konzept wird Schritt für Schritt einem Wirksamkeits- und Realitätscheck unterzogen, mit aktuell ca. 80 TN. In dieser Ausgangssituation gilt es gut zu überlegen, ob Skalierung und Qualitätssicherung unseres Förderprogramms in einem Spannungsverhältnis stehen und wo man den Fokus setzt.

Unser Vorgehen

Wir konzentrieren uns auf die folgenden Bereiche:

Strategische Finanzierung
Beteiligungs- und Aufsichtsstrukturen
Nachhaltiges Ehrenamt und Zusammenarbeit allgemein
Datenschutz

Das MITWIRKEN Projektskalierung Projekt umfasst fünf Meilensteine, die mit HERTIE abgesprochen wurden.
Basierend auf der Erreichung dieser Meilensteine erhalten wir unsere finanziellen Förderungen.

Einladung an alle

Wenn ihr Fragen, Wünsche oder Anregungen im Zusammenhang mit diesem Projekt habt, wendet Euch jederzeit gerne an uns.
Die Ansprechpartner:innen für den jeweiligen Meilenstein, findet ihr auf den Unterseiten.

Meilenstein 1: Überarbeitung der Beteiligungs- und Aufsichtsstruktur

Sinn & Zweck des Meilensteins

Wir haben die Beteiligungs- und Aufsichtssstrukturen im Verein, vor allem im Hinblick auf die praktisch gelebten Veränderungen nach der Einführung der Hauptamtlichkeit reflektiert, einen angepassten Satzungsentwurf erstellt und ihn verabschiedet, um die Vereinsstruktur für die derzeitige Verstetigung und potentielle Skalierung tragfähig zu gestalten.

Zeitraum:

Teilprojektleitung:

Kernteam:

Status:

Stakeholder:

Slack:

09/22 - 10/23

Vorstand

Erdal, Sagith

in Arbeit

#mitwirken-m1-beteilung-und-aufsicht

Welche Herausforderungen ergeben sich aus der aktuellen Satzung und der Mitgliederstruktur?

Ehrenamtliche müssen derzeit zwingend Vereinsmitglieder werden. Der Beitrittsprozess, der Mitgliedsbeitrag sowie der Onboarding-Prozess stellen hohe Hürden dar, die v.a. für das Engagement in Regionalgruppen hinderlich ist.
Derzeit werden aufgrund des Mitgliedsstatus alle Ehrenamtlichen bei Aelius gleich behandelt und erhalten gleichermaßen Zugriffe, die v.a. für regionales Engagement überfordernd, redundant und risikobehaftet im Sinne des Datenschutzes sind.
Das höchste Entscheidungsgremium, die Mitgliederversammlung (MV), ist von einer zu hohen Zahl an Menschen besetzt, die keinerlei formale Qualifikationen erfüllen müssen, um einen Verein und einen Vorstand zu beaufsichtigen, der ein mehrjähriges Begleitprogramm für Minderjährige organisiert, hauptamtliche Mitarbeiter:innen betreut und ein Jahresvolumen von über 400.000,- Euro verwaltet.
Die Komplexitität von Entscheidungskompentenzen und -stufen innerhalb des Vereins, die v.a. seit der Einführung der Hauptamtlichkeit bei Aelius existieren, wird nicht in der Satzung oder einem von der MV verabschiedeten Dokument widergespiegelt. Es existieren keine klaren Regelungen über Entscheidungskompetenzen abseits des Vorstands und der MV.

Aufgrund dieser Herausforderungen wurde, u.A. auf Anregung einer NGO-Expertin im Bereich Strategie- und Prozessbegleitung, beim Strategietreffen der Geschäftsführung eine entsprechende Satzungsänderung als Meilenstein definiert.

Welche Lösungen möchten wir sondieren?

Einführung eines höheren Differenzierungsgrads zwischen Mitglieder und Fördermitglied
Ermöglichung des Ehrenamts unabhängig vom Mitgliedsstatus
Einführung einer Geschäftsordnung, die Entscheidungskompetenzen regelt

Wie wird die Umsetzung erfolgen?

Die Umsetzung wird durch den Vorstand erfolgen, der mit den definierten Pain-Points eine Rechtsberatung in Anspruch nehmen wird, um eine aktualisierte Satzung sowie Geschäftsordnung zu formulieren. Mitglieder beziehungsweise Ehrenamtliche des Förderwerks werden in der Ausgestaltung durch Einzelgespräche eingebunden und der erste Entwurf wird allen Ehrenamtlichen vorgestellt. Aufbauend auf dem Feedback nach der Vorstellung wird ein finaler Satzungsentwurf erstellt, der mit der Einladung zur MV versandt wird und auf der MV abgestimmt werden soll.

Rollen im Projekt:

Driver: Erdal, Sagith

Approver: Vereinsmitglieder

Contributor: Rechtsberatung + alle Vereinsmitglieder und HA werden dazu eingeladen den neuen Satzungsentwurf kritisch zu prüfen und Verbesserungsvorschläge einzureichen
Informed: Hertie Stiftung, Vereinsmitglieder

Meilenstein 1: Überarbeitung der Beteiligungs - und Aufsichtsstruktur

Meilenstein 2: Neuer Onboarding-Prozess

01/23 - 07/23

Mona/Dom

Anita, Yeşim

in Arbeit

Ehrenamtliche, GS

#mitwirken-m2-onboarding

/m2-onboarding

Sinn & Zweck des Meilensteins

Wir haben die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass neue ehrenamtlich tätige Mitglieder spätestens innerhalb von einem Monat aktiv eingebunden sein können.

Zeitraum:

Teilprojektleitung:

Kernteam:

Status:

Stakeholder:

Slack:

Trello:

Welche Herausforderungen ergeben sich?

Aktuell werden alle Personen, die Ehrenamtlich bei Aelius tätig sein möchten, direkt Vereinsmitglied und bekommen einen Buddy (altes Vereinsmitglied) zugeteilt. Beim aktuellen (teilweise automatisierten Prozess) passiert es, dass Personen Zugänge zu Slack / Drive / Mailsadresse bekommen, aber nie offiziell Vereinsmitglied werden. Ebenso haben wir trotz des Buddy-Programms viele Ehrenamtliche, die in die sog. Blackbox verschwinden. Also passive Mitglieder werden und nie wirklich im aktiven Engagement ankommen. Der Umgang mit passiven Mitgliedern muss erörtert werden und ggf. im Meilenstein M1 auch neu für die Satzung überlegt werden, denn offiziell gibt es diese Kategorie an Mitgliedern aktuell nicht. Aber v.a. Datenschutz- und Projektplanungsseitig ist es schwierig, viele passive Mitglieder z.B. in Slack zu haben.

Welche Lösungen möchten wir sondieren?

Gemeinsam mit den Regiogruppenleitungen soll ein Verfahren eingeführt werden, wie das Onboarding zukünftig regional aussehen kann. Dabei kann der Prozess von der RG NRW als best practice dienen. Das Bundesonboarding soll ebenfalls überarbeitet werden. Hierfür muss auch das aktuelle Buddy-Programm überdacht und ggf. neu konzipiert werden. Weiterhin soll die Mitgliederverwaltung in eine Datenbank überführt werden. Einige Lösungsvorschläge wurden im letzten Hertie-Programm hierfür bereits sondiert, aber noch nicht entschieden und umgesetzt.

Wie wird die Umsetzung erfolgen?

3-5 Calls mit Ehrenamtlichen (Partizipationswunsch: Stufe 4 - 7 Anhörung bis teilweise Entscheidungskompetenz), konzeptionelle Arbeit federführend in der Geschäftsstelle:

seit November: "Datenputz" in der Mitgliederliste: d. h. Überprüfung aller Mitgliederdaten inkl. mehrmaliger Aufforderung, diese ggf. nachzureichen. Abschluss: 28.2.
im Mai:
- IT-seitige Durchführung des Datenputzes
- Erstellung eines Gesprächsleitfadens für das Erstgespräch mit Interessent:innen
ab Juni:
- Überführung der Mitgliederverwaltung in eine Datenbank (voraussichtlich SeaTable)
- Konzeption des gesamten Onboarding-Prozesses und inhaltliche Ausgestaltung der einzelnen Schritte (u. a. auch Klärung der Frage, zu welchem Zeitpunkt neue Mitglieder auf was Zugriff bekommen - enger Austausch im Zusammenhang mit M1)
- Austausch mit Ehrenamtlichen zT regionales und bundesweites Onboarding

Rollen im Projekt:

Driver: Dom, Anita (Mona)

Approver: Ehren- und Hauptamtliche

Contributor: Florian, Kenda, Thivi, Yannick, Yeşim
Informed: Hertie Stiftung, Regionalleitungen, HR

Meilenstein 3: Datenschutzprüfung

Zeitraum:

Teilprojektleitung:

Kernteam:

Mitwirkungsinteresse:

Status:

Stakeholder:

Slack:

Trello:

06/23 - 01/24

Erdal
Dom

in Arbeit

IT, GS, VS

#mitwirken-m3-datenschutz

/m3-datenschutz

Sinn & Zweck des Meilensteins

Wir haben Aelius einer fundierten datenschutzrechtlichen Prüfung unterzogen. Das ist ein wichtiger Baustein für unsere Rechtssicherheit und den Schutz unserer sensiblen Zielgruppe.

Welche Herausforderungen ergeben sich aus der Handhabung im Bereich Datenschutz?

Prozesse zum Thema Datenschutz beschränken sich bisher nur auf die Datenschutzerklärung beim Onboarding, Passwortmanagement sowie Beschränkung von Zugriffsrechten zu sensiblen Bereichen.
Gesetzlich sind wir als Verein verpflichtet auskunftsfähig zu sein, welche Daten wie im Verein verarbeitet werden.
Der Umgang mit sensiblen Daten soll besonders überpüft werden.
Es sollen Prozesse, Vorlagen und Dokumente erstellt werden, die einen Umgang zum Datenschutz und den damit verbundenen Rechten und Pflichten ermöglichen.
Ehren- und Hauptamtliche müssen für die Belange des Datenschutzes in der Vereinsarbeit sensibilierst werden.

Wie wird die Umsetzung erfolgen?

Die Umsetzung wird durch den Vorstand (Erdal) erfolgen, der mit den definierten Pain-Points eine Rechtsberatung in Anspruch nehmen wird, um die Grundlagen zu schaffen, die gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz erfüllen zu können. Mitglieder beziehungsweise Ehrenamtliche des Förderwerks werden in der Ausgestaltung durch Einzelgespräche eingebunden und der aktuelle Stand wird allen Ehrenamtlichen vorgestellt in mehreren Zwischenterminen. Aufbauend auf dem Feedback nach der Vorstellung wird ein finaler Entwurf erstellt, deren MV-relevanten Bestandsteile mit der Einladung zur MV versandt wird und auf der MV abgestimmt werden soll.

Meilenstein 4: Engagementstrategie

11/22 - 09/23

Laura

Anita

pot. alle EA

in Arbeit

Ehrenamtliche

#mitwirken-m4

/m4-engagementstrategie

Link zum Board

Sinn & Zweck des Meilensteins

Hauptziel: Schaffung einer engagementfreundlichen Organisation.

Wir haben die Rahmenbedingungen für das Engagement von aktiven Mitgliedern im Verein verbessert, indem wir gemeinschaftlich - Ehren- und Hauptamt - ein Basiskonzept zur Engagementstrategie erarbeiten und Schritt für Schritt umsetzen.

Das Konzept wird als Basis für die gemeinsame Arbeit gesehen und kann zukünftig in weiteren Projekten detaillierter ausgestaltet werden.

Zeitraum:

Teilprojektleitung:

Kernteam:

Mitwirkungsinteresse:

Status:

Stakeholder:

Slack:

Trello:

Miro:

Welche Herausforderungen ergeben sich in der Zusammenarbeit von Haupt- und Ehrenamt bei uns?

Um eine engagementfreundlicher Verein zu sein, in dem sich eine Vielzahl an Ehrenamtlichen wirkungsvoll und nachhaltig engagieren können, müssen wir (Mitglieder / Freiwillige, Hauptamtliche und Vorstände) darüber sprechen, WIE wir zusammenarbeiten und Wirkung entfalten wollen. Dazu müssen wir gemeinsam einige Fragen beantworten wie z.B. Welche Werte und Haltung haben wir im Umgang miteinander? Und was bedeutet das für die Kommunikation untereinander? Welche Möglichkeiten bietet das ehrenamtliche Engagement bei Aelius und welche Grenzen hat es? Wie gestalten wir Projekte? Welche Möglichkeiten gibt es, Engagement nachhaltig zu gestalten?

Welche Lösungen möchten wir sondieren? Wie wird die Umsetzung erfolgen?

An gängigen Praxisbeispielen und ausgerichtet an modernen Engagementstrukturen möchten wir eine individuelle Lösung für Aelius erarbeiten. In mehreren offenen Workshops unter der Leitung von Anita und / oder Laura werden die einzelnen Themenblöcke gemeinsam erarbeitet und anschließend von den Hauptamtlichen in einem Gesamtkonzept verschriftlicht. Das Konzept wird nach mehreren offenen Feedbackschleifen im September zur Mitgliederversammlung durch die Vereinsmitglieder verabschiedet.

Rollen im Projekt:

Driver: Laura, Anita (Mona)

Approver: Ehren- und Hauptamtliche

Contributor: Abarna, Alper, Arua, Ayça, David, Dominik, Erdal, Fatema, Hadil, Hanin, Haryad, Hasan Y., Hasan A., Jathu, Jeromeme, Kaley, Korab, Lidia, Maria, Merve, Mirjeta, Nargez, Prada, Rajee, Rebecca, Sagith, Sahar, Shaumya, Şirin, Thivi, Thusanth, Yasmin, Yeşim, Yusuf
Informed: Hertie Stiftung, Ehrenamtliche

Meilenstein 5: Entwicklung einer Finanzierungsstrategie

Zeitraum:

Teilprojektleitung:

Status:

Stakeholder:

Slack:

Trello:

05/23 - 08/23

Sagith, Gülsenem

ToDo

#mitwirken-m5

/m5-finanzierungsstrategie